INTRODUÇÃO
Poucas instituições da área da saúde dão a devida importância para a Centralização e Gestão de Dados. Implementar o conceito gradativamente, com pontos importantes e controles nas áreas Assistencial, Apoio e Financeira, garantirão o sucesso do seu negócio.
Para iniciar o processo de centralização dos dados de materiais e medicamentos e garantir uma padronização mínima, recomenda-se desenhar o fluxo, definir papeis e responsabilidades, criar política da gestão e escrever o procedimento operacional padrão (POP), para existir transparência entre as áreas envolvidas, demostrar tempos e movimentos. O aceite da área de negócio é fundamental para que a construção deste processo seja aderente e apoiada por toda instituição.
Benefícios na implantação da Centralização e Gestão de Dados na instituição hospitalar:
- O pensar e desenhar o processo fornece clareza e segurança ao negócio. Além de maturidade ao negócio, criando relação e interface consistente entre as áreas, corrigindo e melhorando o fluxo operacional da Instituição;
- Em caso de necessidade de investimento, o retorno deve ser calculado, pois há oportunidade de ganho financeiro, eliminando desperdício no processo, de tempo e esforço das equipes, e redução de glosa hospitalar, onde a cobrança recusada precisa ser confirmada a procedência;
- Com o processo de Centralização e Gestão de Dados ampliando para outras áreas, a atividade oferece um entendimento comum da visão hospitalar aos executivos e líderes.
1. O QUE É GERENCIAMENTO DE DADOS E SUA IMPORTÂNCIA
Gerenciar, segundo a definição do dicionário, significa: organizar, planejar e executar atividades que facilitem o processo de trabalho. Dados são elementos para análise, porém individualmente não é possível promover novas ideias para o negócio. Quando os dados estão estruturados, organizados e em conjunto é possível obter informação de qualidade. Gestores de instituições de saúde precisam de informações centralizadas e confiáveis para planejar de forma estruturada as melhorias de processos setoriais e tomar decisões assertivas.
Peter Drucker, considerado pai da administração moderna, afirma que “se você não pode medir, não pode gerenciar”. As instituições de saúde possuem um grande volume de dados e com origem em diversas áreas, como assistencial, apoio e financeira. Analisar, armazenar e cruzar os dados é preciso ter conhecimento e técnica, onde destacamos como gerenciamento de dados.
Um conjunto de informações disponibilizadas aos gestores das instituições traz benefícios, como: facilidade para identificar melhorias sob novas perspectivas, analisar o comportamento da demanda e projetar necessidades operacionais e financeiras, entre outros aspectos de tomada de decisão para alta gestão.
2. O QUE É CENTRALIZAÇÃO DO CADASTRO E POR QUE FAZÊ-LA
Centralizar cadastro é garantir que a instituição tenha a origem do dado e os inter-relacionamentos estruturados para que as informações extraídas dos sistemas sejam qualificadas e confiáveis.
As atividades dos departamentos de uma estrutura hospitalar são bem definidas e claras, como por exemplo:
- A área de Atendimento, tem como atividade principal, realizar de forma rápida e objetiva o atendimento do paciente e seu acompanhante;
- A área Assistencial, por sua vez, tem como destaque na atividade, realizar a assistência ao paciente em todo seu ciclo dentro da instituição até a sua alta;
- A área de Suprimentos, tem como negócio principal, fazer a gestão, controle e dispensação dos produtos que servirão de apoio a área assistencial;
- A área Financeira tem como objetivo principal, controlar, organizar e realizar os devidos pagamentos aos prestadores de serviços, órgãos municipais, estaduais e federais, bem como demais despesas de sua operação para manter a instituição;
- A área de Faturamento, tem como negócio principal, organizar, consolidar, preparar a documentação e apresentar aos devidos interessados a conta do paciente, pelo período assistido na instituição.
A instituição que tiver uma área exclusiva e dedicada a cadastro, com uma equipe composta por profissionais que reúnam conhecimento técnico e científico e competência comportamental para interagir com diversas as áreas, garantirá segurança, clareza, veracidade e performance em suas informações.
A centralização da gestão do cadastro de material e medicamento está intimamente relacionando à segurança do paciente e saúde financeira da instituição. As nomenclaturas de produtos farmacêuticos possuem regulamentos e manuais que podem apoiar na estruturação do cadastro, por exemplo, a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) e a o Sindicato das Indústrias Farmacêuticas do Estado de São Paulo, se uniram para criar o Manual das Denominações Comuns Brasileira. O manual cumpre o importante papel de ser o documento oficial para o estabelecimento e a padronização de regras de nomenclatura e tradução de termos relacionados a substâncias de interesse farmacêutico, empregadas em processos e materiais de divulgação, didático, técnico e científico no País.
Os produtos de saúde são regulamentados pela ANVISA e a gestão hospitalar deve relacionar os controles internos em conjunto com os órgãos regulatórios nacionais. Este relacionamento garante a rastreabilidade e facilita a localização dos itens na instituição quando solicitado o recolhimento ou a notificação de pacientes que utilizaram determinada substância e/ou produto.
A Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) regula e controla as informações entre prestadores e operadoras de saúde. E a falta de gestão e relacionamento entre o cadastro do material e medicamento com as codificações de cobrança podem prejudicar a saúde financeira da instituição.
A solução Verzo auxilia as instituições de saúde na gestão estratégica de materiais e medicamentos otimizando tempo e auxiliando as equipes nas atividades de controles. Além de gerar impacto financeiro com uma gestão controlada e centralizada.
